Comment automatiser l'envoi de vos reportings avec Power Automate

Imaginez : chaque lundi matin à 8h, vos managers reçoivent automatiquement leur tableau de bord hebdomadaire. Sans intervention humaine. Sans oubli. Sans erreur.

C'est exactement ce que Power Automate permet de faire avec Power BI.

Pourquoi automatiser l'envoi de reportings ?

Les bénéfices sont nombreux :

Gain de temps : Plus besoin de générer et envoyer manuellement
Fiabilité : Zéro risque d'oubli
Personnalisation : Chaque destinataire reçoit ses propres données
Traçabilité : Historique complet des envois

Prérequis

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir :

Une licence Power BI Pro ou Premium
Un accès à Power Automate
Un rapport Power BI publié sur le service

Étape 1 : Créer le flux Power Automate

Connectez-vous à Power Automate et créez un nouveau flux planifié :

Cliquez sur Créer > Flux cloud planifié
Donnez un nom à votre flux
Définissez la récurrence (ex: chaque lundi à 8h)

Étape 2 : Ajouter l'action Power BI

Recherchez et ajoutez l'action "Exporter vers un fichier pour les rapports Power BI" :

Sélectionnez votre espace de travail
Choisissez le rapport à exporter
Définissez le format (PDF, PPTX, PNG...)

Le format PDF est recommandé pour une lecture facile sur tous les appareils.

Étape 3 : Configurer l'envoi par email

Ajoutez l'action "Envoyer un e-mail (V2)" depuis le connecteur Office 365 :

À : manager@entreprise.com
Objet : 📊 Rapport hebdomadaire - Semaine [numéro]
Corps : Bonjour,
 
Veuillez trouver ci-joint le rapport de performance de la semaine.
 
Points clés à surveiller :
- CA vs objectif
- Marge brute
- Pipeline commercial
 
Bonne lecture !

N'oubliez pas d'attacher le fichier exporté à l'étape précédente.

Étape 4 : Tester et activer

Cliquez sur Tester pour exécuter le flux manuellement
Vérifiez que l'email arrive correctement
Activez le flux pour qu'il s'exécute automatiquement

Aller plus loin

Une fois le flux de base en place, vous pouvez l'enrichir :

Envoi conditionnel

Envoyez le rapport uniquement si certaines conditions sont remplies (ex: KPI en dessous d'un seuil).

Multi-destinataires

Créez une boucle pour envoyer des rapports personnalisés à chaque manager.

Notifications Teams

En plus de l'email, postez une notification dans un canal Teams.

Conclusion

L'automatisation de vos reportings est un excellent premier pas vers une culture data-driven. Vos équipes reçoivent l'information dont elles ont besoin, au bon moment, sans effort supplémentaire.

Besoin d'aide pour mettre en place vos automatisations ? Contactez-moi pour un accompagnement personnalisé.