Migrer vos rapports d'Excel à Power BI : L'audit des sources de données est une étape clé

Avant de migrer vos rapports Excel vers Power BI, l'audit des sources de données est une étape cruciale souvent négligée. Cette analyse préalable conditionne le succès de votre migration.

Pourquoi auditer avant de migrer ?

De nombreux projets de migration échouent parce qu'ils sous-estiment la complexité des sources de données existantes :

• Données dispersées dans de multiples fichiers Excel
• Formules complexes difficiles à reproduire
• Liaisons cassées ou obsolètes
• Données manuelles non traçables

Les étapes de l'audit

1. Inventaire des fichiers sources

Listez tous les fichiers Excel impliqués dans vos rapports :

| Fichier | Emplacement | Fréquence MAJ | Propriétaire | |---------|-------------|---------------|--------------| | Budget_2024.xlsx | SharePoint Finance | Annuel | Contrôle gestion | | Ventes_Mensuelles.xlsx | Disque C: | Mensuel | Commercial | | Référentiel_Clients.xlsx | Email | Ad hoc | CRM |

2. Cartographie des flux de données

Pour chaque rapport, identifiez :

• D'où viennent les données ?
• Quelles transformations sont appliquées ?
• Qui les met à jour et quand ?
• Quelles sont les dépendances ?

3. Analyse des formules et calculs

Documentez les formules Excel complexes :

=SOMME.SI.ENS(Ventes[Montant];Ventes[Région];"France";Ventes[Date];">="&DATE(2024;1;1))

Ces formules devront être converties en DAX :

Ventes France 2024 = 
CALCULATE(
    SUM(Ventes[Montant]),
    Ventes[Région] = "France",
    YEAR(Ventes[Date]) = 2024
)

4. Évaluation de la qualité des données

Vérifiez pour chaque source :

• [ ] Données complètes (pas de lignes/colonnes manquantes)
• [ ] Formats cohérents (dates, nombres, devises)
• [ ] Pas de doublons
• [ ] Valeurs aberrantes identifiées
• [ ] Nomenclature standardisée

Les questions clés à poser

Sur les sources

1. Cette source est-elle fiable ? (système source officiel vs extraction manuelle)
2. Quelle est la fréquence de mise à jour ? (temps réel, quotidien, mensuel)
3. Qui est responsable de la donnée ? (propriétaire identifié)
4. Y a-t-il des alternatives ? (API, base de données directe)

Sur les transformations

1. Les calculs sont-ils documentés ?
2. Y a-t-il des règles métier implicites ?
3. Les formules sont-elles auditables ?
4. Peut-on automatiser les transformations manuelles ?

Sur les utilisateurs

1. Qui utilise ce rapport ?
2. Quels sont les besoins réels ?
3. Quelles fonctionnalités sont essentielles ?
4. Quel niveau d'autonomie souhaitent-ils ?

Matrice de décision : migrer ou refondre ?

| Critère | Migrer tel quel | Refondre | |---------|-----------------|----------| | Sources fiables et documentées | ✅ | - | | Calculs complexes non documentés | - | ✅ | | Données manuelles | - | ✅ | | Rapport stable depuis longtemps | ✅ | - | | Besoins utilisateurs évoluent | - | ✅ | | Données en silos | - | ✅ |

Plan d'action post-audit

Scénario A : Migration directe

Si vos sources sont saines :

1. Connecter Power BI aux sources Excel
2. Recréer les calculs en DAX
3. Reproduire les visuels
4. Tester avec les utilisateurs

Scénario B : Refonte des sources

Si les sources posent problème :

1. Centraliser les données dans un Lakehouse ou base SQL
2. Automatiser les flux d'alimentation
3. Créer un modèle de données propre
4. Construire de nouveaux rapports

Livrables de l'audit

À l'issue de l'audit, vous devriez avoir :

• Inventaire complet des sources de données
• Cartographie des flux et dépendances
• Liste des formules à convertir en DAX
• Rapport de qualité des données
• Recommandations (migrer vs refondre)
• Estimation effort et planning

Conclusion

L'audit des sources de données est un investissement qui sécurise votre projet de migration. Ne le négligez pas, même si vous êtes pressé de voir vos premiers tableaux de bord Power BI.

Un audit bien mené vous évite les mauvaises surprises et pose les bases d'une migration réussie.

Besoin d'aide pour auditer vos sources de données ? Réservez un diagnostic gratuit